Как организовать корпоративный трансфер: советы для HR и офис-менеджеров
1
0
Разное
Корпоративный транспорт — это не просто удобство для сотрудников, которым было бы неудобно добираться до места, если они живут достаточно далеко. В первую очередь, это важный инструмент оптимизации бизнес-процессов. Правильно организованный трансфер поможет решить проблему опозданий — минимизируется фактор пробок, поломок общественного транспорта. Также подобная корпоративная услуга повышает лояльность персонала. Аренда автобуса на 40 человек или больше может быть удобна для поездок на конференцию, корпоратив и т.д либо для постоянных перевозок.
Почему важно заранее планировать транспорт для сотрудников?
Планирование корпоративного трансфера должно начинаться задолго до даты его запуска. Если заранее все продумать, то можно:
- Оценить потребности сотрудников – понять, сколько человек будет пользоваться услугой, какие направления приоритетны. Например, большая часть сотрудников живет недалеко друг от друга в «спальном районе» города, их всех надо собрать в примерно одинаковое время. То есть, можно простроить маршрут без потери времени.
- Подобрать оптимальный маршрут — следующий пункт. Здесь важно учитывать пробки, подъезд к определенным участкам дороги — где можно остановиться, чтобы пять-десять минут подождать сотрудника и не нарушать ПДД, время в пути.
- Согласовать расписание – транспорт должен быть удобен для сотрудников и соответствовать рабочему графику. Если выезд разовый, можно сразу договориться о месте встречи. Если организовываете постоянную развозку, нужно учитывать тех, кто уже работает и потом добавлять новичков.
- Найти надежного перевозчика – сравнить предложения, проверить лицензии и репутацию.
- Оптимизировать затраты – заранее спланированный трансфер обходится дешевле, чем экстренный заказ транспорта.
- Неважно, заказываете ли вы транспорт для разового события или на постоянную развозку. Эти пункты будут плюс-минус совпадать.
Какие факторы учитывать при выборе автобуса?
Транспорт может быть разным. Желательно заранее спросить у перевозчика особенности и условия. При выборе транспорта для сотрудников важно учитывать:
- Количество мест – автобус должен вмещать всех сотрудников, но без лишних затрат на неиспользуемые места.
- Комфорт – наличие кондиционера летом, обогрева — зимой, удобные сидения. Этого хватит для небольших расстояний. Если планируется длительное путешествие, желательно еще Wi-Fi и другие дополнительные удобства.
- Безопасность – по закону компания несет ответственность за сотрудника, который находится в корпоративном или нанятом транспорте. Поэтому обязательно надо проверить техническое состояние, ремни безопасности. Заодно можно и нужно спросить об опыте водителя — стаж, история ДТП и т.д.
Есть еще такой момент, как гибкость перевозчика – возможность изменения маршрута, увеличения или уменьшения количества автобусов при необходимости. Практически наверняка кто-то из сотрудников не сможет поехать, будут отмены и изменения планов. Хорошо, если перевозчик умеет быстро и гибко ориентироваться при изменении условий.
Как выбрать надежного перевозчика?
Чтобы не сомневаться в перевозчике, можно предпринять ряд простых шагов. Перед заключением договора с транспортной компанией проверяем:
- Лицензии и разрешения – у перевозчика должны быть все документы для осуществления пассажирских перевозок. Это документ, который выдает Федеральная служба по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор).
- Техническое состояние автопарка – можно лично осмотреть автобусы или запросить их фото, проверить возраст и состояние. Попросите результаты последнего техосмотра, а также уточните, как часто его проводят.
- Опыт работы – интернет-отзывы реально могут помочь. Люди пишут в сети о положительном и отрицательном опыте, поэтому нетрудно найти отзывы и проверить стаж компании.
- Квалификацию водителей – как и в случае с техосмотром, запрашиваем все, что относится к водителям: наличие прав с соответствующей категорией, справку о том, что не было штрафов и нарушений ПДД.
- Гибкость условий – возможность подстройки под график, экстренная замена транспорта в случае поломки.
Это базовые правила, которые помогут выбрать компанию. Имеет смысл не экономить: надежный перевозчик — в первую очередь вопрос безопасности людей.
Как организовать расписание поездок, чтобы всем было удобно?
Подстроиться под двадцать-сорок или более человек — не так просто. Но есть способы выполнить задачу:
- Провести анкетирование — выяснить, кто где живет.
- Оптимизировать точки посадки — пройти несколько кварталов по микрорайону для сотрудника не так сложно, гораздо проще, чем автобусу заезжать во дворы.
- Заложить время на утренние и вечерние транспортные потоки и пробки.
- Если сотрудники работают в сменном режиме, можно организовать несколько рейсов.
В заключение надо будет оповестить сотрудников. Проще всего это делать внутренними средствами связи — через мессенджеры, CRM и другие технические средства.
Аренда корпоративного транспорта — экономия и выгода
Компания может купить свои автобусы и нанять своих водителей. Но это почти всегда экономически невыгодно, даже если рейсы постоянные. Другой вариант — компенсировать расходы на проезд. Однако во всех случаях аренда дает ряд плюсов:
- Не надо заботиться об исправности транспортного средства — компания-перевозчик все берет на себя.
- Сотрудники приезжают вовремя и без стресса — поэтому развозка удобнее, чем просто компенсация расходов на транспорт или бензин.
- Повышение лояльности — удобная развозка будет преимуществом для многих сотрудников, особенно если у них нет своих машин и надо добираться общественным транспортом.
- Гибкость – можно корректировать маршруты и графики в зависимости от изменения состава персонала.
Корпоративный трансфер — это эффективное решение, которое помогает экономить время, деньги и улучшает условия труда сотрудников. Компания Unibus — это всегда продуманное расписание и комфортные автобусы. Мы помогаем HR-специалистам и офис-менеджерам продумывать все нюансы, чтобы минимизировать возможные трудности и повысить эффективность транспортной системы компании.
ПОХОЖИЕ ЗАПИСИ
Комментарии
